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Microsoft Office nace en 1989. El paquete informático incluía entre otros, la primera versión de Outlook que sería una herramienta de calidad para la administración del correo electrónico.

Es el cliente de correo más utilizado en España, probablemente por estar en un entorno tan familiar como el paquete Office. Es cierto que ya han salido alternativas de distintos fabricantes, pero ninguno ha conseguido desbancar a Outlook de supuesto.

Tipos de sincronización en Outlook:

El protocolo IMAP guarda los correos en un servidor, lo que permite sincronizar todos los correos de la bandeja de entrada. El problema es que si no se está conectado a internet, no funciona.

El protocolo POP3 permite descargar en el ordenador todos los correos electrónicos, por lo que, no hace falta que se tenga una conexión. Antes se podía tener más espacio en el servidor porque al descargarlos se borraban. Actualmente, también se pueden guardar copia en el servidor.

– Protocolos propios de cada servicio de correo (Microsoft, Google, ..) En microsoft tiene un sistema propio como el veterano Exchange o Google que cuenta con su sistema de sincronización con Outlook que llaman Gasmo (G Suite Sync for Microsoft Outlook).

– Atrás quedaron otras opciones como activesync (aún en uso), que parece que ahora se integran con Exchange o similares.

Algunas de las características principales de Outlook son:

Marcar correos. Aunque por defecto marca los correos leídos/no leídos, también podemos marcar correos como importantes, o crear filtros de seguimiento. Una de las reglas que más suele gustar al cliente es crear reglas para marcar o enviar a determinadas carpetas los correos que llegan de distintos destinatarios.

– Otra de las funcionalidades casi desconocida pero que suele tener bastante aceptación es la de realizar la clasificación por colores. Botón derecho del ratón, encima del mensaje y marcar con un color. Recordamos que ésta funcionalidad también se puede agregar a una regla, para que los correos de un determinado remitente o destinatario, o los que tengan un determinado asunto los marque con un color.

– Cuando se escribe un nuevo correo electrónico existe la opción firma, con varias posibilidades: poner la dirección, adjuntar una tarjeta, firma electrónica, etcétera. Es un paso muy sencillo, que aconsejamos a todos los usuarios a realizar y revisar periódicamente (por si hubiera cambios en los datos).

– En nuevo mensaje se puede encontrar todo tipo de tipografías gratuitas que ofrecen Microsoft. Se activa cuando se está en el cuerpo del escrito. Pero también podemos ir a opciones de correo y modificar para elegir la tipografía que queramos tener siempre predefinida.

– La opción calendario ayuda a organizar la agenda y si quisieramos podriamos tenerlo sincronizado con otros usuarios, aunque esto último depende del servidor de correo que utilicemos.

Por lo general, el manejo de este software es bastante intuitivo, aunque cualquier Consultoría informática imparte cursos sobre esta materia. Nosotros estamos preparando en ebook descargable con estas y otras muchas funciones que tiene el software de Microsoft.

Cuando se utiliza diariamente los sistemas de mensajería ocurre que entra correo no deseado y cada vez más estamos expuestos a temas de virus y, se puede filtrar algún virus o programa malicioso. Con nuestro mantenimiento informatico en Madrid ayuda con la seguridad informática y aconsejan sobre cómo hay que cuidar el ordenador y evitar la intrusión de cualquier software malicioso.

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